Als u bij een grotere onderneming werkt, herkent u dit vast. U ontvangt regelmatig e-mailberichten die bestaan uit een complete historie van eerder berichtenverkeer, voor de logische volgorde van onder naar boven te lezen en met een kopie aan de hele wereld, waarbij u ook nog mag aannemen dat de bcc-lijst minstens zo groot is. U krijgt een afschrift omdat u daadwerkelijk belanghebbende bent, of omdat de afzender vindt dat u geïnformeerd moet worden over het onderwerp. Mogelijk zoekt de auteur steun, wilt hij spreken met het gezag van de hoger geplaatste die op de afschriftenlijst staat, of vindt de verzender dat de baas op de hoogte moet zijn van welke e-mail hij of zij zoal gestuurd heeft, zodat die wapenfeiten bij de volgende beoordeling kunnen worden meegenomen.
Ik ken mensen die binnen een maand nadat ze bij een bedrijf zijn begonnen 80 bedrijfsmails per dag ontvangen. Twee weken vakantie zijn fataal en kosten diezelfde mensen een week (Jawel, 40 werkuren!) om de achterstand in te lopen. Mailberichten worden geparkeerd in apart aangelegde mappen, andere worden bewaard voor later, waarbij later nooit komt. Dreigt de mailtoepassing over z'n toeren te raken van de hoeveelheid, dan branden ze snel een cd-tje, zodat ze na 10 jaar nog steeds een bericht kunnen ophalen en daar mensen op kunnen aanspreken. E-mail is dus niet zo vrijblijvend als het lijkt; het heeft zelfs een wettelijke status.
Wat leren we hieruit? Wanneer u een e-mailbericht schrijft, weest u ervan bewust dat er verschillende soorten lezers bestaan: de ene behandelt e-mail als een brief, en archiveert deze ook. In dat geval is woordkeuze en formulering van groot belang: u schrijft immers voor de eeuwigheid! Een ander zal uw e-mail, zo het al niet automatisch naar een later-lezen map wordt geschreven, op z'n best beoordelen op de "betreft"-regel; op z'n slechts beweert de aangeschrevene de mail nooit te hebben ontvangen, als dat zo uitkomt.
Wanneer u e-mail verspreidt, doet u er goed aan zich de uitspraak van een collega, een Engelse visionair filosoof, te memoreren (stuur uzelf desnoods een mailtje): wie zou van u een kopietje krijgen als u een typemachine, een pak papier en een carbonvelletje ter beschikking had?