Op pad voor een opdrachtgever noteerde ik de volgende uitspraak: "Never trust a salesperson". Als topverkoper wist de spreker waar hij over sprak. In een uitbestedingstraject voor IT-diensten onderhandelde hij namens de leverancier zelfstandig met de klant, zonder zich te bekommeren om de consequenties van zijn afspraken. Toen wij erbij betrokken werden was het al te laat: hij had de deal binnengehaald en was alweer bezig met zijn volgende prospect. De leverende organisatie las de contractdetails pas na de ondertekening. De looptijd van het contract werd een martelgang, waarin de klant niet de kwaliteit kreeg die hij verwachtte en de leverancier alleen ten koste van inzet van extra middelen en het draaien van verlies de gang naar de rechter voor ontbinding van het contract kon voorkomen.
Wie won er dus? De leverancier? Nee, die heeft weliswaar de opdracht gekregen, maar heeft er verlies op gedraaid. De klant! Ook niet, die heeft dan wel de laagste prijs bedongen, maar kreeg niet wat hij nodig had. Wie dan? De verkoper natuurlijk! Commissie binnen, volgende klant.
Natuurlijk is het niet altijd zo grijs, maar er zitten een paar goede leerelementen in, mocht u met beperkte IT-kennis in een uitbestedingstraject willen stappen.
Wees realistisch en vraag niet het onmogelijke. Wees op uw hoede als al uw eisen zonder commentaar worden gehonoreerd. Beding dat de aanbieder een of meer mensen die bij de levering van de diensten betrokken zullen zijn, met naam en toenaam benoemt en voor langere tijd aan het contract bindt. Praat met die mensen over de technische haalbaarheid van uw wensen en eisen en toets de uitkomsten bij uw eigen IT-mensen. Een onafhankelijke tussenpersoon die in staat is uw bedrijfsbehoeften te vertalen naar kosteneffectieve en haalbare dienstenniveaus, kan in zo'n traject zeer waardevol zijn.
Ais u een contract afsluit waarvan u eigenlijk weet dat het voor die prijs nauwelijks kan, werkt u vanaf dag een in een conflictsfeer. Elke millimeter buiten het contract gaat u veel geld kosten; u hebt de flexibiliteit immers al uit uw contract geschrapt. Bedenk dus dat de goedkoopste lang niet altijd de beste is. Of, zoals een gewaardeerd ex-collega placht te zeggen: "Een glazen oog is ook goedkoop; je ziet er alleen niks mee".