Goede Voornemens: IT Asset Management
Goede Voornemens: IT Asset Management
10 januari 2019

We gooien de harde waarheid maar gelijk op tafel. Ook dit jaar zullen niet al onze voornemens behaald worden. De vraag is welk voornemen dit jaar als eerste zal sneuvelen, is dat het trainen voor de halve marathon of het doen van boodschappen met de fiets?

Bedrijven hebben zo hun eigen manier van het maken van goede voornemens, die ze “jaarplannen” noemen. Ze noemen het wellicht anders, maar ook jaarplannen doorlopen dezelfde cyclus als voornemens; mooi op papier, maar in de praktijk sneuvelen er toch ieder jaar weer een paar. Geloof ons, we zien het zelf ook. Hoe kan dit? We denken een combinatie van optimisme, ambitie en de vanzelfsprekendheid of aanname van best-case-scenario’s, waarin alles precies gaat zoals verwacht. Wanneer het optimisme onterecht is, de ambities te hoog zijn en worst-case-scenario’s realiteit worden, vallen veel van de voorgenomen jaarplannen in het water. Wat doen we dan? We nemen de gesneuvelde plannen gewoon weer op in de jaarplannen van volgend jaar. Op IT-vlak zien we veel van deze vooruitgeschoven jaarplannen terugkomen; het inrichten van een goed werkend IT Asset Management is bijvoorbeeld een plan dat lastig te realiseren valt. Laat dat nou juist een schoolvoorbeeld zijn van een goed voornemen voor een bedrijf. 

IT Asset Management definiëren we als een verzameling activiteiten die de waarde van soft- en hardware gedurende de gehele levenscyclus zo optimaal mogelijk benut. Elk bedrijf wil haar geld efficiënt besteden en onverwachte uitgaven voorkomen, dus de verwachting is dat IT Asset Management bij elk bedrijf goed is ingericht. Think again. Door de hectiek van alle dag en prioritering worden zaken als IT Asset Management vaak naar de achtergrond geschoven. We kunnen de oorzaken van dit uitstelgedrag grofweg verdelen in drie categorieën, die we in eerdere artikelen ook hebben aangehaald: technische, organisatorische en menselijke aspecten. We lichten ze toe.

Op technisch vlak blijkt het lastig te zijn alle relevante data voor IT Asset Management te verzamelen. Data is vaak niet op een centrale plek weggeschreven of is zelfs incompleet. Data die niet eenduidig en niet up-to-date is, mogen we per definitie niet als betrouwbaar aannemen. Hoewel de woorden IT in IT Asset Management doen vermoeden dat het opzetten ervan een “IT feestje” betreft, is het tegendeel waar. Voor een goed resultaat is veel afstemming en samenwerking nodig tussen onder andere Inkoop, HR, Contract Management en Service Eigenaren. Op organisatorisch niveau biedt dit eveneens uitdagingen, omdat elke afdeling te maken heeft met zijn eigen plannen, doelen en prioriteiten. Om vervolgens deze technische en organisatorische uitdagingen aan te kunnen gaan, is op menselijk aspect steun op het hoogst mogelijk managementniveau nodig. In de ideale situatie is de CFO sponsor; deze kan barrières tussen afdelingen doorbreken, prioriteit afdwingen en zwaartepunten aanbrengen in afspraken over onder andere het gebruik van soft- en hardware.

We horen u denken: fijn om te weten waarom ik mijn IT Asset Management doelen niet haal, maar hoe haal ik ze wél? Ons advies: sla een partner aan de haak, die u kan adviseren waar in de organisatie de meeste winst op soft- en hardware te behalen valt en hoe dit gerealiseerd kan worden. Begin het nieuwe jaar goed met IT Asset Management en maak meer budget vrij voor andere kostenposten binnen de organisatie. Onze KEMBIT ITAM-specialisten weten door ervaring en verworven inzicht waar de knelpunten zitten en helpen efficiënt en kundig bij het optimaliseren van deze interne processen (op verzoek met oliebollen en vuurwerk; het is immers nieuwjaar). Stuur ons een seintje en we nemen contact met u op om te bezien wat we voor uw organisatie kunnen betekenen!

Terug

 Microsoft heeft onlangs haar verstrekte Partnerships weer grondig onder de loep genomen. Goed nieuw...

In het eerste kwartaal van dit jaar heeft KEMBIT door het succesvol uitrollen van diverse BI traject...

Vandaag heeft KEMBIT officieel haar nieuwe vacaturepagina gelanceerd. Op www.werkenbijkembit.nl kunn...